Организация начинается с разработки ежегодной программы инструктажей, которая должна включать вводный, первичный, повторные и целевые инструктажи по конкретным ситуациям. Готовые шаблоны программ и журналов можно найти на специализированных ресурсах, вроде такого
https://ot-pb-doc.ru/category/bdd/ . Там есть готовые инструктажи по БДД. Это поможет сформировать собственную базу документов.