В меню Сервис/Настройки есть такой параметр "текущий номер письма"
начать нумерацию заново можно изменив этот параметр.
такого понятия как архивирование писем явного в программе нет
можно например сохранить в архиве базу данных за 2010 год.
А в рабочей базе для 2011 года просто удалить все письма за 2010й.