Список зарегистрированных отправлений можно просмотреть и отредактировать в разделе Исходящие (в предыдущих версиях раздел назывался Письма).
Регистрация исходящего
Вариант 1
Добавьте отправление к рассылке (см.Подготовка к рассылке бумажных писем);
Вариант 2
В разделе Контрагенты выберите среди контрагентов получателя и на панели Действия нажмите кнопку Создать исходящее. Если отправитель ещё не выбран в глобальном фильтре, то откроется окно, в котором можно выбрать отправителя.
Письмо зарегистрировано в разделе Исходящие.
Удаление исходящего
В разделе Исходящие выберите письмо и на панели Действия нажмите Удалить.
Редактирование исходящего (в т.ч. проставление отметок об отправке, получении и т.п.)
В разделе Исходящие выберите письмо и дважды кликните по нему.
В открывшемся окне отредактируйте предложенные поля (например, поставьте галочки Отправлено и Возвращено и укажите даты отправки и возвращения письма) и нажмите Сохранить.
Работа со входящими
В версии 2.4 появилась возможность регистрировать входящую корреспонденцию в новом разделе Входящие.
Регистрация входящего
В разделе Контрагенты выберите среди контрагентов получателя и на панели Действия нажмите кнопку Создать входящее (или в разделе Входящие на панели Действия нажмите Создать). Если получатель ещё не выбран в глобальном фильтре, то откроется окно, в котором можно выбрать получателя.
В открывшемся окне Добавить входящее на вкладке Общее обязательно укажите в поле Документ тип входящего, по желанию заполните остальные поля формы и нажмите Добавить.
Письмо зарегистрировано в разделе Входящие.
Поля для заполнения на вкладке Общее:
- Входящий № - номер входящего, по умолчанию проставляется автоматически в соответствии с настройками нумерации (см. ПК!2.4 Делопроизводство: настройка нумерации входящих и исходящих).
- Дата получения – дата получения входящего, по умолчанию проставляется автоматически.
- Почта/факс – канал получения входящего, после регистрации письма становится недоступным для редактирования.
- Получатель – получатель входящего, его можно изменить с помощью команд Очистить и Изменить.
- Исходящий № - номер входящего, проставленный стороной-отправителем.
- Дата отправления – дата отправления входящего стороной-отправителем.
- Отправитель – отправитель входящего, его можно изменить с помощью команд Очистить и Изменить.
- Документ – тип входящего.
- Описание – описание содержания входящего.
- Нуждается в сканировании – отметка о необходимости сканирования, синхронизирована со соответствующей отметкой на вкладке Вложения.
- Примечания – примечания к входящему (например, сюда можно вписать, какие документы из присланных надо отсканировать или приложить к письму), синхронизировано со соответствующим полем на вкладке Вложения.
- Таблица – файлы, приложенные к письму (содержимое таблицы можно редактировать при помощи команд Открыть…, Добавить, Удалить).
- Нуждается в сканировании – отметка о необходимости сканирования, синхронизирована со соответствующей отметкой на вкладке Общее.
- Примечания – примечания к входящему (например, сюда можно вписать, какие документы из присланных надо отсканировать или приложить к письму), синхронизировано со соответствующим полем на вкладке Общее.
- Локальная папка – путь до каталога, в котором будут храниться прикреплённые к входящему файлы.
Удаление входящего
В разделе Входящие выберите письмо и на панели Действия нажмите Удалить.
Редактирование входящего
В разделе Входящие выберите письмо и дважды кликните по нему.
В открывшейся карточке входящего отредактируйте предложенные поля и нажмите Сохранить.
Прикрепление сканов и других документов
Отсканируйте материалы, которые хотите хранить вместе со входящим, и сохраните где-либо на компьютере.
В разделе Входящие выберите письмо и дважды кликните по нему.
В открывшейся карточке входящего на вкладке Вложения кликните по команде Добавить и выберите файлы с отсканированными материалами, которые хотите приложить к входящему. Нажмите Сохранить.
Совет. Если вы хотите приложить к входящему скан или другой файл не сейчас, а чуть погодя, или хотите поручить прикладывать сканы другому пользователю программы:
- в карточке входящего поставьте галочку Нуждается в сканировании и впишите в поле Примечания напоминание, какие именно документы надо отсканировать;
- когда придёт время прикладывать сканы, откройте раздел Входящие, на панели Фильтрация в выпадающем списке выберите пункт Нуждающиеся в сканировании, и программа отфильтрует вам все входящие, к которым надо прикрепить документы;
- откройте карточку входящего и прочитайте в поле Примечания, что надо приложить к входящему;
- на вкладке Вложения добавьте нужные документы, снимите галочку Нуждается в сканировании и нажмите Сохранить.