ПК!2.4 Делопроизводство: регистрация входящих и исходящих

Обсуждение программы «Печать конвертов!»

ПК!2.4 Делопроизводство: регистрация входящих и исходящих

Сообщение Marysenka » 14 июн 2011, 17:21

Работа с исходящими

Список зарегистрированных отправлений можно просмотреть и отредактировать в разделе Исходящие (в предыдущих версиях раздел назывался Письма).

Регистрация исходящего

Вариант 1
Добавьте отправление к рассылке (см.Подготовка к рассылке бумажных писем);

Вариант 2
В разделе Контрагенты выберите среди контрагентов получателя и на панели Действия нажмите кнопку Создать исходящее. Если отправитель ещё не выбран в глобальном фильтре, то откроется окно, в котором можно выбрать отправителя.

регистрация исходящего.png
Регистрация исходящего

Письмо зарегистрировано в разделе Исходящие.

исходящее зарегистрировано.png
Исходящее зарегистрировано

Удаление исходящего

В разделе Исходящие выберите письмо и на панели Действия нажмите Удалить.

Редактирование исходящего (в т.ч. проставление отметок об отправке, получении и т.п.)

В разделе Исходящие выберите письмо и дважды кликните по нему.
В открывшемся окне отредактируйте предложенные поля (например, поставьте галочки Отправлено и Возвращено и укажите даты отправки и возвращения письма) и нажмите Сохранить.

Работа со входящими

В версии 2.4 появилась возможность регистрировать входящую корреспонденцию в новом разделе Входящие.

Регистрация входящего

В разделе Контрагенты выберите среди контрагентов получателя и на панели Действия нажмите кнопку Создать входящее (или в разделе Входящие на панели Действия нажмите Создать). Если получатель ещё не выбран в глобальном фильтре, то откроется окно, в котором можно выбрать получателя.

регистрация входящего-1.png
Регистрация входящего из раздела Контрагенты

В открывшемся окне Добавить входящее на вкладке Общее обязательно укажите в поле Документ тип входящего, по желанию заполните остальные поля формы и нажмите Добавить.

регистрация входящего-2.png
Регистрация входящего

Письмо зарегистрировано в разделе Входящие.

входящее зарегистрировано.png
Входящее зарегистрировано

Поля для заполнения на вкладке Общее:
  • Входящий № - номер входящего, по умолчанию проставляется автоматически в соответствии с настройками нумерации (см. ПК!2.4 Делопроизводство: настройка нумерации входящих и исходящих).
  • Дата получения – дата получения входящего, по умолчанию проставляется автоматически.
  • Почта/факс – канал получения входящего, после регистрации письма становится недоступным для редактирования.
  • Получатель – получатель входящего, его можно изменить с помощью команд Очистить и Изменить.
  • Исходящий № - номер входящего, проставленный стороной-отправителем.
  • Дата отправления – дата отправления входящего стороной-отправителем.
  • Отправитель – отправитель входящего, его можно изменить с помощью команд Очистить и Изменить.
  • Документ – тип входящего.
  • Описание – описание содержания входящего.
  • Нуждается в сканировании – отметка о необходимости сканирования, синхронизирована со соответствующей отметкой на вкладке Вложения.
  • Примечания – примечания к входящему (например, сюда можно вписать, какие документы из присланных надо отсканировать или приложить к письму), синхронизировано со соответствующим полем на вкладке Вложения.
Поля для заполнения на вкладке Вложения:
  • Таблица – файлы, приложенные к письму (содержимое таблицы можно редактировать при помощи команд Открыть…, Добавить, Удалить).
  • Нуждается в сканировании – отметка о необходимости сканирования, синхронизирована со соответствующей отметкой на вкладке Общее.
  • Примечания – примечания к входящему (например, сюда можно вписать, какие документы из присланных надо отсканировать или приложить к письму), синхронизировано со соответствующим полем на вкладке Общее.
  • Локальная папка – путь до каталога, в котором будут храниться прикреплённые к входящему файлы.

Удаление входящего

В разделе Входящие выберите письмо и на панели Действия нажмите Удалить.

Редактирование входящего

В разделе Входящие выберите письмо и дважды кликните по нему.
В открывшейся карточке входящего отредактируйте предложенные поля и нажмите Сохранить.

Прикрепление сканов и других документов

Отсканируйте материалы, которые хотите хранить вместе со входящим, и сохраните где-либо на компьютере.
В разделе Входящие выберите письмо и дважды кликните по нему.
В открывшейся карточке входящего на вкладке Вложения кликните по команде Добавить и выберите файлы с отсканированными материалами, которые хотите приложить к входящему. Нажмите Сохранить.

Совет. Если вы хотите приложить к входящему скан или другой файл не сейчас, а чуть погодя, или хотите поручить прикладывать сканы другому пользователю программы:
  • в карточке входящего поставьте галочку Нуждается в сканировании и впишите в поле Примечания напоминание, какие именно документы надо отсканировать;
  • когда придёт время прикладывать сканы, откройте раздел Входящие, на панели Фильтрация в выпадающем списке выберите пункт Нуждающиеся в сканировании, и программа отфильтрует вам все входящие, к которым надо прикрепить документы;
  • откройте карточку входящего и прочитайте в поле Примечания, что надо приложить к входящему;
  • на вкладке Вложения добавьте нужные документы, снимите галочку Нуждается в сканировании и нажмите Сохранить.

скан ко входящему.png
Добавить скан ко входящему
Аватар пользователя
Marysenka
Команда РИТ
 
Сообщений: 1002
Зарегистрирован: 26 сен 2008, 08:48

Кто сейчас на форуме

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1